Pentru a utiliza masina personala a unui angajat in interesul societatii, trebuie sa se intocmeasca un acord in scris intre angajat si angajator. Acest acord trebuie sa fie anexat la dosarul de personal al angajatului si trebuie sa contina urmatoarele informatii:
- Numele angajatului si al societatii care utilizeaza masina personala.
- Descrierea detaliata a masinii, inclusiv marca, modelul, numarul de inmatriculare si anul fabricatiei.
- Scopul utilizarii masinii personale, care trebuie sa fie in interesul societatii.
- Durata utilizarii masinii personale si programul de utilizare.
- Conditiile de utilizare a masinii personale, inclusiv responsabilitatile angajatului in ceea ce priveste intretinerea si mentinerea in stare buna a masinii, asigurarea valabilitatii actelor de identitate si a asigurarii RCA a vehiculului etc.
- Modalitatile de decontare a cheltuielilor de utilizare a masinii, inclusiv plata combustibilului, a chiriei si a altor costuri aferente.
- Clauze de protectie a datelor cu caracter personal, care sa protejeze datele personale ale angajatului in cazul utilizarii masinii sale personale in interesul societatii.
In plus, la dosarul de personal al angajatului trebuie sa fie anexate si copiile actelor necesare pentru utilizarea masinii personale in interesul societatii, cum ar fi:
- Cartea de identitate a masinii personale, care trebuie sa fie valabila si sa corespunda cu descrierea masinii din acordul scris.
- Politia de asigurare RCA a vehiculului, care trebuie sa fie valabila si sa acopere utilizarea masinii personale in interesul societatii.
- Certificatul de inmatriculare al vehiculului, care trebuie sa fie valabil si sa corespunda cu numarul de inmatriculare mentionat in acordul scris.
- Alte documente necesare pentru utilizarea masinii in interesul societatii, cum ar fi autorizatia de circulatie pentru vehiculul respectiv.
Este important ca toate aceste documente sa fie actualizate si in termenul de valabilitate atunci cand se utilizeaza masina personala a unui angajat in interesul societatii.